L’AEFE recrute tous les ans des personnels d’encadrement administratifs et financiers. Ces personnels sont des fonctionnaires titulaires de catégorie A.

Ils et elles sont détachés sur un contrat de droit public de trois ans, renouvelable par reconduction expresse pour deux périodes d’une année.   

Ces recrutements sont conditionnés à l’accord de détachement de l’administration d’origine et à l’agrément du poste diplomatique.   

L’AEFE propose quatre types de postes dont les fonctions varient selon qu’elles s’exercent dans des établissements en gestion directe (EGD), qui sont des services déconcentrés de l’Agence, ou dans des établissements conventionnés avec l’Agence, gérés par des associations ou fondations : 

• secrétaire générale ou secrétaire général (SG) en EGD,
• agent ou agente comptable secondaire (ACS) en EGD,
• directrice ou directeur administratif et financier – agent comptable secondaire (DAF ACS) en EGD,
• directrice ou directeur administratif et financier (DAF) en établissement conventionné.

Ces postes sont soumis à in entretien préalable.

Secrétaire générale ou secrétaire général (SG)

La ou le SG organise le fonctionnement et la gestion administrative et financière d’un établissement en gestion directe de l’AEFE. 

La personne recrutée assure le pilotage et le suivi opérationnel des instances dont elle peut présider certaines par délégation de la cheffe ou du chef d’établissement. En appui de la cheffe ou du chef d’établissement, elle a un rôle majeur en matière de dialogue social.    

La personne recrutée est membre de l’équipe de direction et exerce, à ce titre, un rôle de conseil juridique et fonctionnel auprès de la cheffe ou du chef d’établissement dans un souci de facilitation et de dialogue de gestion.    
Sous l’autorité de la cheffe ou du chef d’établissement :    

• Elle est associée à la définition de la politique budgétaire de l’établissement et est chargée de l’élaboration du budget et de sa mise en œuvre dans le respect des exigences réglementaires de la GBCP et des directives de l’Agence. Dans ce cadre, elle contribue au développement d’une fonction achat performante, à la mise en place du contrôle interne budgétaire et au renforcement du contrôle de gestion. Elle anticipe et contrôle la cohérence de l’action administrative, notamment au regard des réglementations française et locale.
• Elle a en charge la comptabilité budgétaire et la production des documents de suivi et de contrôle : exécution du budget en recettes et en dépenses.
• Elle introduit ou développe les éléments d’analyse financière et met en œuvre le contrôle interne budgétaire.
• Elle pilote la gestion des ressources humaines : dialogue social, politique salariale, gestion des contrats, plan de formation des personnels non-enseignants... Elle a en charge la mise en œuvre de cette gestion en conformité avec le droit local et les directives de l’Agence et l’analyse de leur impact budgétaire.
• Elle mobilise, anime et manage les équipes de collaborateurs (personnels administratifs et personnels de service).

Elle pilote la gestion matérielle de l’établissement et, en liaison étroite avec la cheffe ou le chef d’établissement, prête une attention particulière aux questions immobilières (schéma pluriannuel de stratégie immobilière en cours d’exécution), ainsi qu’aux questions liées à la sécurité.    

Elle est l’interlocutrice privilégiée de l’agent comptable secondaire de l’établissement avec qui elle devra travailler en étroite collaboration.

Agent comptable secondaire (ACS)

L’ACS d’établissements en gestion directe de l’AEFE, sous l’autorité de l’agent comptable principal (ACP) de l’Agence, occupe les fonctions traditionnellement dévolues à un comptable public telles que fixées par le décret 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique.    

La personne recrutée comme ACS est seule chargée de la tenue de la comptabilité générale, de la prise en charge des ordres de recouvrer et de payer, du recouvrement des titres de recettes, de l'encaissement des recettes et du paiement des dépenses dont les dépenses de rémunération des personnels de droit local, de la conservation des pièces, du maniement des fonds et des mouvements sur les comptes de disponibilité et de la tenue de la comptabilité patrimoniale.    

Elle s'assure, par ses contrôles, du respect des principes et des règles de comptabilité générale, ainsi que de la qualité du contrôle interne comptable relatif aux opérations dont elle a la charge.    
Dans ce cadre, elle s’assure du bon déploiement des outils de contrôle interne comptable au sein de l’agence comptable secondaire et veille à l’animation de ce dispositif. Elle réalise des rapports sur l’ensemble des contrôles effectués et les transmet à l’ordonnateur secondaire (cheffe ou chef d'établissement).    

Elle met en œuvre tous les moyens dont elle dispose pour un recouvrement optimal des droits de scolarité et autres créances de l’établissement.    

En partenariat étroit avec l’ordonnateur secondaire (notamment avec la secrétaire ou le secrétaire général de chaque établissement quand il existe), elle assure un suivi régulier de la trésorerie de l’établissement au travers d’un plan de trésorerie.    

Elle se charge de produire des comptes de qualité dans les délais prévus pour la confection du compte financier unique de l’AEFE conformément aux directives de l’ACP.    

Membre de l’équipe de direction de l’établissement, elle assiste, à de nombreuses instances et commissions.    

L’ACS apporte son expertise, en appui à l’ordonnateur secondaire, dans la réalisation d’opérations relevant des domaines financiers et comptables et est un acteur majeur de la modernisation de la politique financière de l’établissement. 

Directrice ou directeur administratif et financier – agent comptable secondaire (DAF ACS)

Membre de l’équipe de direction, la personne recrutée comme DAF ACS participe activement à la vie de l’établissement, à la détermination de sa politique et au bon fonctionnement du dialogue social. Elle assure globalement les missions précédemment définies de SG et d’ACS.    

Sous l’autorité de la cheffe ou du chef d’établissement, elle est associée à la définition de la politique budgétaire de l’établissement et est chargée de l’élaboration du budget et de sa mise en œuvre dans le respect des exigences réglementaires de la GBCP et des directives de l’Agence. Dans ce cadre, elle contribue au développement d’une fonction achat performante, à la mise en place du contrôle interne budgétaire et au renforcement du contrôle de gestion. Elle anticipe et contrôle la cohérence de l’action administrative, notamment au regard des réglementations française et locale.    

En liaison étroite avec la cheffe ou le chef d’établissement, elle prête une attention particulière aux questions immobilières, ainsi qu’aux questions liées à la sécurité.    

Sous l’autorité de l’agent comptable principal (ACP), en tant qu’agent comptable secondaire, elle occupe les fonctions traditionnellement dévolues à un comptable telles que fixées par le décret 2012-1246 du 7 novembre 2012 relatif à la gestion budgétaire et comptable publique. Elle est seule chargée de la tenue de la comptabilité générale, de la prise en charge des ordres de recouvrer et de payer, du recouvrement des titres de recettes, de l'encaissement des recettes et du paiement des dépenses dont les dépenses de rémunération des personnels de droit local, de la conservation des pièces, du maniement des fonds et des mouvements sur les comptes de disponibilité et de la tenue de la comptabilité patrimoniale.    

Elle s'assure, par ses contrôles, du respect des principes et des règles de comptabilité générale, ainsi que de la qualité du contrôle interne comptable relatif aux opérations dont elle a la charge.    

Dans ce cadre, elle s’assure du bon déploiement des outils de contrôle interne comptable au sein de l’agence comptable secondaire et veille à l’animation de ce dispositif. Elle réalise des rapports sur l’ensemble des contrôles effectués et les transmet à l’ordonnateur secondaire.    

Elle met en œuvre tous les moyens dont elle dispose pour un recouvrement optimal des droits de scolarité et autres créances de l’établissement.    

En partenariat étroit avec l’ordonnateur secondaire, elle assure un suivi régulier de la trésorerie de l’établissement à travers un plan de trésorerie.    

Elle se charge de produire des comptes de qualité dans les délais prévus pour la confection du compte financier unique de l’AEFE conformément aux directives de l’ACP.    

L’ACS apporte son expertise, en appui à l’ordonnateur secondaire, dans la réalisation d’opérations relevant des domaines financiers et comptables et est un acteur majeur de la modernisation de la politique financière de l’établissement. 

Directrice administrative et financière ou directeur administratif et financier (DAF)

Membre de l’équipe de direction, la ou le DAF participe activement à la vie de l’établissement et aux divers projets. La personne recrutée doit faire preuve d’une grande capacité d’adaptation et établir des relations de qualité avec l’organisme gestionnaire qui a en charge la gestion administrative et financière de l’établissement.    

Elle est le conseiller permanent de la cheffe ou du chef d’établissement et de l’organisme gestionnaire pour toutes les questions afférentes à la gestion de l’établissement, dans un souci de facilitation, de dialogue de gestion et de respect des règlementations.    

Elle a pour responsabilité de veiller à la mise en place d’actions de formation pour tous les personnels non-enseignants afin de mieux adapter ces personnels aux évolutions de l’établissement.    

En liaison étroite avec la cheffe ou le chef d’établissement et le comité de gestion, elle prête une attention particulière aux questions immobilières et liées à la sécurité.    

Le suivi régulier de la trésorerie et la maîtrise du budget en lien avec le conseil de gestion sont absolument nécessaires.    

Elle n’a pas la responsabilité de comptable public mais produit à l’AEFE le compte financier qui relève juridiquement de l’organisme gestionnaire.

Il existe des critères pour que les candidatures soient recevables : 

• Ces postes sont réservés à des fonctionnaires de catégorie A.
• Justifier au minimum de trois ans de services effectifs dans le dernier poste occupé.
• Les candidates ou candidats devront justifier d’une expérience avérée en France ou à l’étranger en cohérence avec les vœux formulés.
• Sont exigées par ailleurs une bonne maîtrise de l'outil informatique et une capacité à s'exprimer couramment dans une langue étrangère notamment pour les postes où la maîtrise de la langue est exigée.

Avant de saisir leur dossier de candidature sur le serveur dédié, les candidats sont invités à lire très attentivement la note de service annuelle publiée au Bulletin officiel de l’Éducation nationale (BOEN) précisant les conditions de dépôt et d’instruction des candidatures à un poste de personnel détaché d’encadrement relevant de l’AEFE. 

Il est tout aussi important de prendre connaissance, de façon approfondie, des attendus de chaque type de postes, postes qui, dans le réseau scolaire de l’AEFE à l’étranger, présentent des caractéristiques différentes de celles observables sur le territoire national français. Ces particularités modifient très substantiellement les missions habituelles et les responsabilités des professionnels susceptibles d'être recrutés par l'AEFE. 
 

• À partir du jeudi 5 septembre 2024, les postes de détachés d’encadrement vacants et susceptibles de l'être sont publiés sur le site de l’AEFE.
• Les personnes candidates peuvent alors accéder au serveur dédié de saisie en ligne des dossiers de candidature (saisie du 5 au 30 septembre 2024 inclus).
• Le dossier, sans les avis hiérarchiques, doit être renvoyé à l’AEFE et aux services centraux du MENJ pour le 4 octobre 2024 selon les modalités indiquées sur le dossier de candidature.
• Après sélections, les entretiens seront organisés du 13 au 22 janvier 2025. Les personnes candidates sont prévenues de la suite donnée à leur candidature une semaine avant le début des entretiens, par courriel expédié à l'adresse de messagerie indiquée dans leur dossier de candidature.   
  L’entretien auquel la personne candidate est invitée a une durée d’environ trente minutes. Il doit permettre de mettre en évidence les motivations et qualités personnelles, les atouts du parcours professionnel, l’adéquation de la candidature au poste correspondant aux vœux et, au-delà, à d'autres postes, en fonction des besoins de l’AEFE. La composition du jury est communiquée avec l’invitation à l’entretien.
• La commission consultative paritaire centrale (CCPC) validant le recrutement est prévue le 10 février 2025.

Modalités d’envoi du dossier de candidature :

• Les candidats et candidates (en poste en France ou à l’étranger) envoient leur dossier, accompagné de toutes les pièces justificatives (sans la page des avis) en un seul fichier PDF via le site France transfert (https://francetransfert.numerique.gouv.fr) :
  
  • à l’AEFE à l’adresse : recrutadmin.aefe@diplomatie.gouv.fr
  • avant le 4 octobre 2024.

À réception du dossier, les candidats et candidates reçoivent une notification de la part de France transfert. 

N.B. : Tous les justificatifs indiqués dans le dossier de candidature doivent être joints sous peine de rejet du dossier.

• En parallèle, les personnels en poste en France envoient leur dossier accompagné de toutes les pièces justificatives au recteur ou à la rectrice d’académie.   
  Le recteur ou la rectrice d’académie transmet après avis :
  
  • uniquement la page des avis à l’AEFE (à l’adresse recrutadmin.aefe@diplomatie.gouv.fr) en précisant le nom et prénom du candidat dans l’objet du message,
  • l’ensemble du dossier au MENJ - DGRH C2-1 - 72, rue Regnault -75243 PARIS Cedex 13.
• En parallèle, les personnels en poste à l’étranger adressent leur dossier accompagné de toutes les pièces justificatives au COCAC, qui après avis transmettra à l’ambassadeur ou l’ambassadrice.    
  L’ambassadeur ou l’ambassadrice transmet après avis :
  
  • uniquement la page des avis à l’AEFE (à l’adresse recrutadmin.aefe@diplomatie.gouv.fr) en précisant le nom et prénom du candidat dans l’objet du message,
  • l’ensemble du dossier au MENJ - DGRH C2-1 - 72, rue Regnault -75243 PARIS Cedex 13.

À réception des avis par le bureau du recrutement de l'AEFE, les candidats et candidates reçoivent un courrier électronique leur confirmant l'enregistrement de leur candidature. Celles et ceux n'ayant pas reçu cette information le 2 novembre doivent prendre contact avec le bureau du recrutement (recrutperadmin.aefe@diplomatie.gouv.fr ou 02.51.77.22.07).   
 

Enregistrement audio du webinaire s'adressant aux personnels d'encadrement administratifs et financiers qui s'est déroulé le mercredi 18 septembre 2024 :