Oui, à l’occasion de la nomination et de la fin de mission, sous réserve d’un changement effectif de résidence. L’AEFE (le bureau des voyages à la DRH) verse une indemnité de changement de résidence (ICR) prévue par le décret n° 86-416 du 12 mars 1986 modifié.

Il vous appartient toutefois d’organiser vous-même votre déménagement avec le prestataire de votre choix (aucune liste de prestataires n’est transmise par le bureau des voyages).

Oui, cela concerne bien les personnels recrutés par L'AEFE sous ces trois contrats de détachés.

Le montant de l’ICR est déterminé à partir de trois éléments :

• Le droit à kilos selon la fonction exercée par l’agent et la composition de sa famille l’accompagnant effectivement à l’étranger.

• Le coût du fret sur la distance entre la résidence de départ et celle d’arrivée, conformément aux tarifs IATA ou au coût moyen au kilomètre et au taux de chancellerie.
• Les frais d’assurance et d’emballage/déballage.

Sont intégrés dans le calcul de l’ICR les ayants droit accompagnant effectivement l’agent à l’étranger :

• conjoint ou partenaire de PACS
• enfant de moins de 20 ans effectivement à charge
• ascendant à charge.

Au vu des nombreux paramètres pris en compte dans le calcul de cette indemnité, l’AEFE n’est en mesure de communiquer une estimation du montant qu’après l’acceptation de poste.

L’ICR comprend : 

• Une part forfaitaire qui correspond aux 80 % de l’ICR versée sur demande expresse de l’agent adressée au bureau des voyages de l’AEFE. [formulaire-type de demande de versement]
• Un solde de 20 % versé sur demande expresse de l’agent adressée au bureau des voyages, accompagnée de l’ensemble des pièces justificatives. Cette demande doit être formulée dans un délai maximum de six mois suivant la nomination ou la fin de mission. Ce solde n’est dû que si les frais de déménagement atteignent au moins les 2/3 du montant total de l’ICR. [formulaire-type]

L’agent peut demander son ICR de nomination après avoir signé son contrat avec l'AEFE.

L'agent peut demander son ICR de fin de mission dès qu’il peut justifier de sa situation administrative à l’issue de son contrat AEFE (arrêté d’affectation en France, de disponibilité, de détachement ou d’admission à la retraite).

Aucun versement ne peut être effectué avant le 1er juin, date de mise à jour du barème de fret aérien international.

Les demandes de versement des 80 % d’ICR de nomination et de poste à poste sont instruites en priorité et dans le courant de l’été.

Trois types de voyages : les voyages de nomination, de fin de mission et de congés annuels selon les dispositions réglementaires.

À l’occasion de son changement de résidence, l’agent a droit, pour lui ou elle et les membres de sa famille l’accompagnant effectivement dans sa nouvelle affectation, à la prise en charge directe par l’AEFE du voyage entre ses deux résidences.

L'agent a également droit à la prise en charge d'un voyage de congés tous les ans, deux ans ou trois ans, en fonction du pays où l’agent est affecté (voir l’arrêté du 7 juillet 2022 avec le tableau des temps de séjour).

Si vous demandez à ce que vos billets soient réservés par le bureau des voyages, le départ ne pourra pas s’effectuer plus de 15 jours avant la date d’effet de votre contrat.

Si vous souhaitez partir avant cette date, vous devrez être autorisé à préfinancer vos billets.

La date de départ des ayants droit peut être reportée jusqu’à six mois après la prise de fonction de l’agent

À la fin de la mission, l’agent et ses ayants droit ayant séjourné dans le pays d’affectation ont droit à un voyage jusqu’à la nouvelle résidence administrative de l'agent ou, à défaut, sa résidence familiale telle que précisée dans la décision de fin de mission.

Le voyage ne peut pas être postérieur à la date de fin du contrat.

N.B : Si l’agent est affecté dans un des pays concernés par le dispositif de déconcentration des voyages, la prise en charge du voyage est effectuée par l’établissement support du pays.

Conformément à la décision de congés établie par le bureau des voyages, l’agent bénéficie pour lui/elle-même et sa famille d’un voyage aller-retour entre son lieu d’affectation et son lieu de résidence habituelle en France dès lors qu’il a accompli le temps de séjour prévu par l’arrêté du 7 juillet 2022 (une, deux ou trois années scolaires complètes).

L’adresse en France, indiquée sur la décision de congés, est celle mentionnée sur le bulletin annuel de renseignements transmis par l’agent au bureau de la gestion administrative et financière de la DRH de l’AEFE. Seule cette adresse pourra être prise en compte lors de la mise en place du voyage (directement par l’AEFE ou dans le cadre d’un préfinancement par l’agent).

Les voyages de congés ne peuvent pas être anticipés.

Les ayants droit de l’agent bénéficiant d’un droit à la prise en charge d’un voyage de congés tenus de résider en France pour des raisons de santé, sécurité, scolarité ou professionnelles, peuvent bénéficier de la prise en charge d’un voyage dans le sens France/étranger/France.

N.B : Si l’agent est affecté dans un des pays concernés par le dispositif de déconcentration des voyages, la prise en charge du voyage est effectuée par l’établissement support du pays.

Si vous souhaitez faire voyager un enfant mineur seul ou voulez voyager avec un animal de compagnie, vous devrez obligatoirement préfinancer votre voyage (cf. question suivante).

Dans les autres cas, vous devrez adresser au bureau des voyages votre demande de mise en place du voyage.

L’AEFE procède à la réservation de billets d’avion et/ou de train et informe l’agent de l’itinéraire retenu.

La mise en place de ces billets s’effectue toujours en classe économique avec un bagage en soute, par la voie la plus directe et la plus économique. Le choix de  la compagnie aérienne et du vol appartient au bureau des voyages dans le respect du marché public conclu par l’AEFE.

Si vous devez ou souhaitez préfinancer votre voyage, vous devez adresser au bureau des voyages le formulaire de demande d’autorisation de préfinancement.

Si cette autorisation vous est accordée, elle précisera le montant maximum qui pourra vous être remboursé après la réalisation du voyage. Ce montant correspond au montant du billet qui aurait été mis en place par l’AEFE.

Lorsque l’agent est autorisé à effectuer son voyage de changement de résidence au moyen de son véhicule personnel, il peut prétendre à un remboursement forfaitaire des frais engagés. Ce forfait correspond à 50 % du coût du voyage par la voie la plus directe et la plus économique.

Compte tenu des difficultés de réservation, des procédures liées à chaque compagnie aérienne, de la responsabilité juridique de l’AEFE envers ses agents et de la sécurisation des voyages, les agents voyageant avec des animaux domestiques doivent obligatoirement faire une demande de préfinancement. 
Le plafond de remboursement sera le montant du billet qui aurait été mis en place par l'AEFE, le voyage des animaux domestiques restant exclusivement à la charge matérielle et financière de l’agent.

À l’occasion de la nomination, l’AEFE assure le remboursement des frais de voyage suivants :

• Frais administratifs liés à l’établissement du passeport ou du visa, ainsi que permis de travail et de résidence de l’agent et de sa famille (hors frais de transport).
• Frais médicaux (visite médicale obligatoire) et frais de vaccination obligatoire (fièvre jaune uniquement).

Le bureau des voyages de l’AEFE assure la prise en charge des frais de voyage à l’occasion de la nomination uniquement.

Le bureau des voyages de l’AEFE prend également en charge le versement de l’indemnité de changement de résidence (ICR) à l’occasion de la nomination mais aussi de la fin de mission.

Les autres voyages (congés, fin de mission et déplacements temporaires) sont pris en charge par l’établissement en charge de la déconcentration des voyages du pays. Voir le tableau des pays.

L’agent peut prétendre à la prise en charge des frais de transport, conformément à l’article 6 du décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006, pour se présenter aux épreuves d’admissibilité ou d’admission d’un concours, à un examen professionnel ou à un entretien de sélection organisé par l’AEFE. Un formulaire de demande de prise en charge est à adresser, selon les lieux, à l'établissement en charge de la déconcentration des voyages du pays ou au bureau des voyages de l'AEFE. 

Ces frais ne peuvent être pris en charge que pour un aller-retour par année civile. À titre dérogatoire (en cas d’épreuves d’admissibilité puis d’admission), une seconde prise en charge est possible.

Attention, le CAFIPEMPF et les certifications complémentaires n’entrent pas dans le champ d’application du décret.

Le bureau des voyages et missions (BVM) de l’AEFE peut être joint par courrier électronique : 
voy-expat.aefe@diplomatie.gouv.fr

• Décret n° 86-416 du 12 mars 1986 fixant les conditions et modalités de prise en charge par l’État des frais de voyage et de changement de résidence à l’étranger ou entre la France et l’étranger des agents civils de l’État et des établissements publics de l’État à caractère administratif
• Décret n° 2006-781 du 3 juillet 2006 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements temporaires des personnels civils de l’État
• Circulaire 208 du 3 avril 2024 relative aux conditions et modalités de règlement des frais de déplacements temporaires des personnels pour le compte de l'AEFE
• Circulaire 209 du 3 avril 2024 relative aux procédures de prise en charge des voyages et de changement de résidence des personnels de l'AEFE
• Pays concernés par le dispositif de déconcentration des voyages
• Arrêté du 1er avril 2024 fixant les temps de séjour ouvrant droit à prise en charge des frais occasionnés par un voyage de congé annuel pour les personnels civils de l’État et des établissements publics de l’État à caractère administratif en service à l’étranger.

Les formulaires suivants sont mis à disposition dans les ressources documentaires :

• Demande de mise en place de voyage
• Demande d’autorisation de préfinancement d’un voyage
• Demande de simulation du montant de l'indemnité de changement de résidence (ICR)
• Demande de versement de 80 % de l’indemnité de changement de résidence (ICR)
• Demande de versement du solde (20%) de l’indemnité de changement de résidence (ICR)
• Demande d'autorisation d'utilisation d'un véhicule personnel
• Demande de remboursement des frais de voyage
• Demande de prise en charge des frais de déplacement pour concours, examen professionnel ou entretien de recrutement